10 lépés a korlátozások utáni munkafolyamatok vezetéséhez

Olvasási idő 8 perc

A korlátozások utáni enyhítések bevezetésével ismét szükség van a működés áttekintésére. Tíz lépéses útmutatónkkal segíthetünk neked abban, hogy a lehető legjobbat hozd ki a változásokból.

Üdvözlünk az új “normál” helyzetben

Ahogyan azt korábbi bejegyzésünkben is fejtegettük a COVID-19 drámai változások bevezetésére kényszerítette a munka világát is. A korlátozások egyre inkább megszűnőben vannak, de sok munkahelyen a távoli munkarend továbbra is megmarad. A munkaadók számos új kihívással szembesülnek, ideértve a távoli toborzást és az alkalmazottak termelékenységének ilyen körülmények között zajló irányítását.

Rendkívüli helyzet ez mindannyiunk számára, de vannak olyan lépések, melyeket megtehetünk annak érdekében, hogy jelenlegi és jövőbeli alkalmazottjaink értékesnek érezzék szerepüket, és megkapják azt a támogatást, amelyre szükségük van a változásokhoz való alkalmazkodáshoz és a motiváció megtartásához.

Ebben a blogban azt a 10 lépést mutatjuk meg, melyeket javasolt megtenni a változások közepette, mindezt empátiával és türelemmel fűszerezve. A cél a hatékonyság megtartása vagy éppen növelése.

10 lépés a változások kezeléséhez

1. Adj időt az alkalmazkodásra

Mindenki másképpen reagál a változásokra, így egyeseknek több időre van szüksége arra, hogy elfogadja és megszokja az új szokásokat és rutinokat. A változás általában nem egy nap alatt zajlik le, így érthető, hogy a munkavállalóknak idő kell ahhoz, hogy megszokják a körülményeket mielőtt változtatnának viselkedésükön.

Kezdjünk minél előbb beszélni a változásról, és biztosítsd a fokozatos átállást – amennyire lehetséges.

Határozd meg pontosan, hogy mi is változik, a fejlesztési terveket pedig ennek fényében kommunikáld. Hasznos azt is megérteni, hogy a különböző alkalmazottak, hogyan reagálnak a különböző munkafolyamatokra és ütemre, és kik azok a személyek, akiknek több időre van szükségük az alkalmazkodáshoz.

Segítséget nyújthatnak ebben a magatartáselemző kompetencia elemzések. Például egy olyan kompetencia elemző teszt, mint a Thomas Personal Profile Analysis (PPA) segítségével gyorsan feltérképezheted az „S” vagyis a (“Steadiness”) KITARTÁS faktor mérésével, hogy mely személyek részesítik előnyben az állandóságot, kik azok akiknek szükségük van iránymutatásra a változásokkal kapcsolatban, így célzottan tudsz nekik segíteni ebben.

2. Győzd le a változásokkal szembeni ellenállást

A változásokkal szembeni ellenállás gyakori, különösen, ha nem értik a változás okát vagy ha az emberek úgy érzik, hogy ez befolyásolja a munkavégzési feltételeiket. Annak érdekében, hogy túljussunk az ellenálláson, biztosítanunk kell, hogy minden egyes munkavállalót bevonjunk a változásba – így az erőfeszítéseik hatásait is láthatják majd.

A rendszeres visszajelzés kérések és felmérések segítenek a változások bevezetésében. Ahhoz, hogy hozzásegítsük a munkavállalókat a változások pozitív elfogadásához szervezhetünk workshopokat is, vagy kinevezhetünk a pozitív változás előmozdításáért felelős személyeket is.

Az is fontos, hogy ne kezeljük a munkavállalókat egyetlen, homogén csoportként. Ugyanazt az információt, két különböző személy különböző szempontból láthatja, és két teljesen eltérő reakciót válthat ki.

3. Értsd meg az egyének viselkedését

Változások idején a munkahelyi konfliktusok száma növekszik – főleg, ha az emberek nyomás alatt vannak.

A legjobb módszer a konfliktusok kezelésére, ha proaktívan figyeljük a viselkedés negatív változásait, és a lehető leghamarabb kezeljük azokat, mielőtt esély lenne a konfliktus kibontakozására.

A Thomas magatartáselemző rendszer segítséget nyújt, hogy feltérképezd a csoportod kommunikációs és viselkedési stílusát, így képes leszel könnyebben kezelni a konfliktusokat és meghatározni, a különböző munkavállalók stresszre adott reakcióját.

4. Kezeld az otthoni munkát egyfajta „illúzióként”

Míg néhány munkavállaló kifejezetten élvezi az otthoni munkavégzést, addig mások elszigetelten és magányosan érzik magunkat, mely idővel a munkamorál romlásához vezethet. Ezért az egyik legjobb módszer, ha úgy bánsz munkatársaiddal, és azt az érzést kelted, mintha ugyanúgy ott dolgoznának melletted, mint korábban.

Biztosíts lehetőséget arra, hogy bármikor tudjatok egymással kommunikálni. Lehet ez éppen egy baráti hívás vagy egy szokásos délutáni videomeeting a csapatoddal. Az ilyen alkalmak nagyban hozzájárulnak a munkavállalói elkötelezettség fenntartásához.

Az új távmunkában dolgozók vezetéséhez riportunkban több hasznos vezetési tanácsot találsz, a csapatod egyéni szükségleteinek megértése és személyre szóló vezetésük kapcsán.

5. Motiválj!

Teljesen természetes, hogy ilyen körülmények között a motiváció csökken, azonban, ha a munkavállalók fejlődését empatikusan és felelősségteljesen közelítjük meg, azzal segíthetünk nekik a szakmai előlépésükre fókuszálni.

Az alkalmazottak elemzésével könnyen azonosíthatod a motivált személyeket, és azt is, hogy hogyan küzdenek meg a nehéz helyzetekkel. Megállapíthatod, hogy mennyire képesek rugalmasan alkalmazkodni az új munkakörülményekhez. Az alkalmazottak kompetenciájának felmérésével megtudhatod, hogyan reagálnak a stresszre és a nyomásra. 

6. Növeld az elkötelezettséget

A változások kezelése, bevezetése és a szervezeten való átvezetése nagyon nehéz feladat, főként úgy, hogy az a szervezet minden tagja számára érthető legyen. Azonban, ha mindenki tisztában van vele, hogy mi történik és miért, akkor fogékonyabbak lesznek a változásra és a változáshoz való hozzájárulásra.

Fontos az emberek különbségeinek felismerése is. Előfordulhat például, hogy a Thomas  DISC-modellt használjuk az alkalmazottak preferált vezetési stílusának azonosításához, majd ezt átültethetjük az egyes személyekkel való hatékonyabb kommunikáció megalapozására is.

7. A siker érdekében készítsetek csapat-szabályt

A csapatod valószínűleg tele van fantasztikus képességekkel rendelkező egyénekkel, de ha nem értjük egymást, az erősségeinket, korlátainkat, motivációnkat, sikereinket a közös sikert is nehezebb lesz elérni. A csapat alapszabályának elkészítésével azonosíthatod azokat a közös kihívásokat, amelyek akadályozzák a csapatot a képességeik maximális kiaknázásában.

Az alábbiakkal segítheted a siker elérését:

  • Segíts megérteni mindenkinek, hogy mi a csapat közös célja
  • Határozzátok meg mindenkinek a csapatban betöltött szerepét
  • Tedd mérhetővé a célok elérését és az eredményeket

A csapat alapszabályának nincs „mindenki számára megfelelő” megközelítése, ezért igazítsuk azt a csapat tagjainak természetéhez, viselkedéséhez és személyiségéhez.

8. Tervezz és teremts lehetőséget a rövidtávú sikerekre

Változások idején a magas érzelmi ellenálló képességű személyek valószínűleg egy kis segítséggel könnyebben megküzdenek a helyzettel. Az alacsony ellenálló képességűek ezzel szemben veszíthetnek elkötelezettségükből, valamint megjelenhet bennük a túlterheltség és frusztráltság érzése is.

Javasoljuk, hogy az alacsony érzelmi ellenálló képességgel bíró személyek elé állíts rövid távú célokat, elérhető határidővel. Biztosítsd a támogatásodról és a türelmedről őket. Ez elősegíti a bizalom megteremtését és segíti a munkavállalókat, hogy hozzászokjanak az új munkamódszerekhez.

9. Vezesd be a távoli kiválasztást

Érthető, ha tartunk a távoli toborzás bevezetésétől. De amellett, hogy a személyes lehetőségek korlátozottak, a gyors távoli munkaerő-felvételi folyamat bevezetése az egyik legjobb módszer lehet a folyamatos növekedés biztosítására.

A szokásos toborzási gyakorlattól való eltérés kockázatos lehet, de a pszichometrikus elemzések – beleértve a viselkedést és a kompetenciákat is – alkalmazásával biztosíthatod, hogy az új munkaerő a lehető legmegfelelőbb legyen, és gyorsabban beilleszkedjen.

10. Biztosíts rugalmasságot

A távoli munkával az emberek munka-magánélet egyensúlya felborulhat. Az alkalmazottak nagy százaléka még mindig otthon dolgozik a COVID-19 járványhelyzet vagy annak utóhatása miatt.

Éppen ezért figyelembe kell vennünk, hogy nem mindenki fogja tudni tartani a hagyományos irodai munka órákat, és lehet, hogy sokaknak nincs hasonló munkakörnyezete otthon, mint az irodában megszokott volt.

Az új “normál” visszatérése és újraépítése

Keress fel bennünket elemzéseink és megoldásaink kapcsán, és indítsd újra a munkafolyamatokat kiemelkedőbben, mint azelőtt.