Thomas elemzésekkel kapcsolatok adatvédelmi tájékoztató

Adatvédelmi Tájékoztató

Az adatvédelmi tájékoztató információt nyújt a Thomas International UK (továbbiakban: Thomas) adatgyűjtési és adat felhasználási szokásairól. A dokumentum 2018. május 25-től  érvényes.

 

A Thomas időről időre megújítja adatvédelmi szabályzatát, hogy biztosítsa annak hatályosságát, valamint hogy reagálni tudjon a felhasználók visszajelzéseire. Ez az oldal tartalmazza a változásokat, és a mindenkori frissített tartalmat jeleníti meg.

A Thomas International UK („Thomas”), az adatkezelő, az alábbi címen érhető el: 1st Floor, 18 Oxford Road, Marlow, SL7 2NL

A Thomas elkötelezetten védi a felhasználók jogait és betartja a hatályos adatvédelmi törvényeket az adatok védelme érdekében.

A Thomas minden esetben saját adataiként kezeli a felhasználók adatait, ezáltal fokozottan ügyel a biztonságra és az Adatvédelmi Törvénynek való megfelelésre, mely magában foglalja, de nem korlátozva az Általános adatvédelmi Rendeletet ((EU) Rendelet 2016/679) ( a „GDPR”).

 

A rendelet legfrissebb verziója 2018. május 24-én vált hatályossá.

 

A Thomas International regisztrált az Adatvédelmi Hivatalban (ICO)?​

 

Igen, a Thomas regisztráltatta magát a brit adatvédelmi hivatalban – Information Commissioners Office (ICO) –ban, regisztrációs száma: Z4982349.

 

Van a Thomasnál Adatvédelmi Felelős?​

 

Igen, a Thomas nagyon komolyan veszi az adatvédelmi szabályozásokat, és kijelölt Adatvédelmi ügyintézőt alkalmaz, aki bármilyen adatvédelemmel kapcsolatos kérdésben rendelkezésre áll.

Lépjen kapcsolatba ügyintézőnkkel a gdpr@thomas.co.uk e-mail címen, vagy a (01628) 475366 telefonszámon, kollégáink örömmel segítenek Önnek.

 

A Thomas minden esetben adatkezelőnek minősül?​

 

Míg a Thomas regisztrált tagja az ICO-nak, mint adatkezelő, mégis néhány esetben adatfeldolgozónak minősül, például olyankor , amikor ügyfeleink rendelkezésére bocsájtjuk online szolgáltatásunkat.

A legegyszerűbb módja, hogy megértsük a különbséget adatkezelő és adatfeldolgozó között a következő.

Az adatkezelő meghatározza, hogy milyen személyes adatokat, milyen módon és milyen céllal gyűjt. Az adatfeldolgozó azonban,  – az adatkezelő által megadott utasítások alapján a személyes adatokra vonatkozó eljárásoknak megfelelve-,  feldolgozza  az adatokat.

Amikor a Thomas adatfeldolgozóként vagy – szolgáltatóként – al-feldolgozói szerepben működik, megállapodásokat köt az adatok védelme és a felhasználói igények biztosítása illetve a hatályos jogszabályoknak való megfelelés érdekében.

 

Milyen személyes adatokat gyűjt a Thomas a weboldal látogatása esetén? ​

 

Amikor valaki  információt szeretne kapni a Thomas szolgáltatásairól, egy kapcsolatfelvételi űrlapot kell kitöltenie, melyen a nevét, e-mail címét, postacímét és telefonszámát vagy más adatait adhatja meg. Ez segít abban, hogy növeljük a felhasználói élményt és eljuttathassuk az igényelt dokumentumokat a felhasználók számára.

 

Milyen személyes adatot gyűjt közvetve a Thomas, amikor valaki a weboldalon böngészik?​

 

Annak érdekében, hogy fejleszteni tudjuk a weboldal minőségét, információt gyűjtünk a felhasználói szokásokról. Statisztikákat készítünk a látogatások számáról, az elérés útvonaláról, a látogatás idejéről és időtartamáról, valamint a látogatott oldalakról.

Ezen adatok magukban foglalják az IP-címet (ez beazonosítja a felhasználó földrajzi tartózkodását, de a személyét nem), az internet szolgáltatót, az oldalon megtekintett dokumentumokat és az időbélyeget.

Azért, hogy a lehető legjobb böngészési élményt tudjuk nyújtani, figyeljük a használt böngészőt, operációs rendszert és az adott eszközt, melyet az internetező használ.

Az oldalon használunk sütiket is, ezekről a sütikről bővebb tájékoztatást talál a sütik oldalon ide kattintva.

Az alábbi ábra szemlélteti a marketing kommunikációs folyamatunkat.

Az ügyfél a világ bármely részéről érkezhet, ezért továbbítjuk az érdeklődést a releváns globális partnerünknek.

 

Amikor kitöltök egy Thomas elemzést, hogyan gyűjtik és hogyan használják fel személyes adataimat?

 

Elkészítettünk egy ábrát, mely szemlélteti az elemzés kitöltésének folyamatát, amely reméljük választ ad a kérdésére.

A vállalat, amely felkérte Önt az elemzés elkészítésére adatkezelőként funkcionál, a Thomas pedig adatfeldolgozóként. Az adatkezelő dönt arról, hogy milyen adatokat gyűjt be és mire fogja őket használni. Ha bármilyen kérdése van az igényelt adatokkal kapcsolatban, kérjük, először vegye fel a kapcsolatot a felkérő vállalattal.

 

A Thomas az alábbi két fő folyamatot használja  az elemzések elkészítéséhez ,mint adatfeldolgozó :

 

  1. Az ügyfelek ( az adatkezelők) számára hozzáférést biztosít a Thomas rendszerhez (Thomas Hub software) , saját fiókbelépéssel, így maguk készítik az elemzéseket a software segítségével.
  2. Azoknak az ügyfeleknek, akiknek nincs saját hozzáférésük a Thomas rendszerhez, kérésükre ( az adatkezelő kérése) szolgáltatásként az elemzéshez szükséges linket küld ki – továbbiakban „Irodai szolgáltatásként” nevezve ebben a dokumentumban.

 

A Thomas által adott elemzések magában foglalják az „Automatikus döntéshozatalt, beleértve a Profilkészítést” is? ​

 

Nem, a Thomas által szolgáltatott elemzéseket nem lehet elkülönítve használni a kiválasztási vagy fejlesztési folyamatok során. A Thomas értékeléseit az adatkezelő rendelkezésére bocsájtjuk, a szélesebb körű döntéshozatali folyamat támogatása érdekében, az elemzéseket az adatkezelő a további begyűjtött információival együtt használja.

 

Kutatásaiban használja a Thomas a személyes adatokat?​

 

Annak érdekében, hogy a Thomas az ügyfelek és a jelöltek számára fejleszteni tudja a szolgáltatásait, kutatásokat és elemzéseket készítünk, melyekhez szükségünk van a személyes adatokra. Az adatok ezen felhasználását mindig világosan meghatározott céllal végezzük.

Amikor személyes adatokat használunk fel kutatásainkhoz, abban az esetben adatkezelőként működünk.

Személyes adatok feldolgozása során biztosítjuk a megfelelő biztonsági intézkedéseket, például álnevek használatát (ahol az adatok nem teljesen azonosíthatók), és biztosítjuk, hogy csak a kutatócsoportunk meghatalmazott tagjai férjenek hozzá az adatokhoz. Kutatási és pszichológiai csapatunkat a legfrissebb etikai irányelvek és adatvédelmi törvények kötik. Miután a kutatások befejeződtek, minden adatot anonimizálunk, így a személyek azonosíthatatlanná válnak.

 

Abban az esetben, ha a Thomas adatkezelő: Milyen jogi alapja van a Thomasnak, hogy felhasználja az adatokat?​

 

Ez függ az adott helyzettől, de biztosítjuk, hogy a Thomas csak abban az esetben használja fel az adatokat, ha arra jogi felhatalmazása van.

Az általunk kínált szolgáltatások sokfélesége és  rendelkezésre bocsátása alapján az adatok feldolgozása során a hatályos törvényeket alkalmazzuk.

Az adatokat adatkezelőként is feldolgozhatjuk, hogy lehetővé tegyük a legitim felhasználást, azonban mindig biztosítjuk, hogy ez ne veszélyeztesse az ügyfeleink jogait.

Előfordulhat, hogy bizonyos esetekben szükségünk van beleegyezésére a személyes adatok feldolgozásához. Biztosítjuk, hogy a megszerzett hozzájárulás összhangba kerül a hatályosan alkalmazandó jogszabályokkal, és külön felhívjuk figyelmét, ha a folyamat részeként szükségünk van a hozzájárulására.

 

Hogyan biztosítja a Thomas a saját rendszerének és adataimnak védelmét?​

 

A Thomas minden dolgozója rendkívül komolyan veszi a személyes adatok kezelését. Minden szerverünket, amelyeken elemzéseket tárolunk, magasan védett környezetben az Európai Gazdasági Térségen belül tároljuk.

A Thomas rendszeresen teszteli hálózataink biztonságát, és külső szakértőket von be a megfelelő működés érdekében. A személyes adatokhoz való hozzáférés korlátozott, és csak a jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá.

Minden irodánk rendelkezik beléptető rendszerrel, és a Thomas minden munkatársa rendszeres képzésben részesül az adatvédelmi és informatikai biztonságot illetően.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogy miként biztosítjuk rendszereink védelmét, kérjük, olvassa el honlapunkon elérhető informatikai biztonsági dokumentumunkat, amely részletezi IT biztonsági intézkedéseinket.

 

Van bármilyen együttműködés a Thomas és más alfeldolgozó között?​

 

Thomas különböző jogalanyokból épül fel, mint:

 

Thomas International Ltd

Thomas International (UK) Ltd

Thomas Technologies Ltd

 

Ez az adatvédelmi tájékoztató a Thomas Group egészére vonatkozik, így amikor a dokumentumban említésre kerül a “Thomas”,”mi”,”miénk” kifejezés, akkor a Thomas Group illetékes vállalatára utalunk, amely az adott esetben felelős az adatok feldolgozásáért.

Amikor terméket vagy szolgáltatást vásárol, tájékoztatni fogjuk, hogy melyik egység lesz az Ön adatkezelője.

Jelen weboldal felelőse, és adatkezelője a Thomas International (UK) Ltd.

Ha bármilyen további kérdése merült fel,  vagy további információt szeretne kérni tőlünk, kérjük, forduljon hozzánk bizalommal a gdpr@thomas.co.uk címen.

 

Hol és hogyan tárolják az adatokat?

 

A Thomas mindent megtesz annak érdekében, hogy biztosítsa az ügyfelek és jelöltjeik adatainak biztonságát.

Fő szervereink a legmagasabbra értékelt (Tier 1-es kategóriájú) adatközpontjaiban  vannak elhelyezve az Egyesült Királyságban, amely állandó rendelkezésre állást valamint a fizikai hozzáférés szigorú ellenőrzöttségét biztosítja. A Thomas maga kezeli saját informatikai környezetét, biztosítva ezzel a rendszer, az értékelések és a tárolt adatok teljes körű ellenőrzését.

Biztosítjuk, hogy az értékelési folyamat részeként rendelkezésünkre bocsájtott személyes adatok az EGT területén maradnak, és megfelelő védelemben részesülnek.

 

Mennyi ideig tárolják a személyes adatokat?

 

A GDPR előírása alapján, a Thomas csak addig tárolja a személyes adatokat, amíg szükséges. Amikor arról hozunk döntést, hogy meddig tároljuk az adatokat, figyelembe vesszük a törvényben meghatározott minimális tárolási időtartamot. Ezek a megőrzési időszakok leginkább adatkezelőként és nem adatfeldolgozóként kötnek bennünket.

Amikor felkérik Önt egy Thomas elemzés kitöltésére, a Thomas kizárólag adatfeldolgozóként, munkáltatója vagy a potenciális munkáltatója pedig adatkezelőként jár el. Az adatkezelő dönti el, hogy mennyi ideig őrzi az adatokat, dönt azok megtartásáról és az adatok törléséről.

A Thomas elemzéseket Irodai szolgáltatásként használó ügyfeleink számára (abban az esetben, ha mi küldjük ki az elemzésre felkérő linkeket) az adatkezelő és adatfeldolgozó szerep az előzők szerint  továbbra is fenn áll, és a Thomas utasítást kér az ügyféltől, az adatok törlésére vonatkozóan. Azonban Thomas Hub ügyfelek esetén, (akiknek Thomas rendszer hozzáférésük van) a Hub szolgáltatás megszűntetésekor, az értékelésekhez kapcsolódó személyes adatok törléséről a Thomas gondoskodik.

 

Milyen jogaim vannak?​

 

A GDPR rengeteg változást hozott, többek között új jogokat biztosít, lehetővé téve az adatalanyok számára, hogy jobban ellenőrizzék adataikat és azok felhasználását.

A GDPR által, Önnek jogában áll:

 

Költségek nélküli hozzáférés saját személyes adataihoz, melyeket a Thomas tárol Önről. (Néhány kivételtől eltekintve, melyekről bővebb információt kérhet, az alábbi elérhetőségek egyikén.)

Változás, hiányosság vagy hibás nyilvántartás esetén kérelmezheti személyes adatainak változtatását. Jelezze felénk, és adatait frissítjük.

Ha az adott helyzetben beleegyezést kértünk Öntől adatai feldolgozására, joga van visszavonni beleegyezését.

Kérelmezheti, hogy töröljük a személyes adatait, ha úgy gondolja, a Thomasnak továbbiakban már nincs szüksége az Ön adataira. Ilyen esetben visszaigazoljuk az adatok törlését, megadjuk az esetleges elutasítás okát, ha nem áll módunkban törölni adatait.

Joga van kifogást tenni az adatok felhasználását illetően, valamint kérelmezheti, hogy ne dolgozzuk fel az Önnel kapcsolatos információkat. Miután megkaptuk kérelmét, felkeressük Önt, és tudatjuk, hogy képesek vagyunk-e a kérésének eleget tenni.  Jogalapra támaszkodó, indokolt esetekben folytatjuk az adatok feldolgozását. Jogai gyakorlása után is tovább tárolhatjuk adatait egyéb jogokkal összefüggésben, vagy jogi követelések esetére. 

Kérelmezheti adatainak továbbítását egy másik adatkezelőnek, adatai automatizált módon való feldolgozása esetén.

Kérelmezheti, a személyes adatok felhasználásának korlátozását. Az alábbi esetekben felfüggesztjük személyes adatainak feldolgozását: (a) ha szeretné, hogy megállapítsuk az adatok pontosságát; b) ha az adatok felhasználása jogellenes, de nem szeretné, hogy töröljük adatait; c) ha szeretné, hogy megtartsuk adatait, akkor is, ha már nincs szükségünk rá, esetleges jogi követelések alapjaként, jogai gyakorlásához, vagy (d) ha elutasította az adatainak felhasználását, ebben az esetben meg kell győződnünk arról, hogy van-e jogalapunk az adatok használatára.

Felhívjuk figyelmét, hogy Thomas elemzés kitöltése esetén, az adatkezelő (aki általában az Ön munkaadója, lehetséges munkáltatója vagy oktatási intézmény) felelőssége, hogy támogassa Önt jogainak érvényesítésében, így kérjük jogainak gyakorlása esetén először az adatkezelővel vegye fel a kapcsolatot.

Ha szeretné a fenti jogait érvényesíteni, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az Adatkezelővel.

Ha szeretne élni a fent jelzett jogok egyikével, kérjük, írjon a sar@thomas.co.uk e-mail címre, vagy írjon levelet az alábbi postacímre:

Data Protection Officer

Thomas International

1st Floor, 18 Oxford Road

Marlow

SL7 2NL

Kollégáink 30 napon belül reagálnak a beérkezett kérelmekre, amennyiben azonban a kérelem túl komplex vagy kiterjedt, úgy a válasz ennél több napot is igénybe vehet.

A Thomas fenntartja jogát adminisztrációs költségek felszámolására, vagy a kérelem elutasítására, különösen, ha a kérelem indokolatlan, ésszerűtlen, túlzott, vagy ismétlődő.

 

Adatvédelmi változások​

A Thomas az ügyfelek visszajelzései valamint a jogszabályok változásai alapján frissíti adatvédelmi tájékoztatóját. Mindennemű változásról és annak részleteiről, a hatálybalépés napjáról, itt a weboldalon ad tájékoztatást.

Ugyanakkor törekszünk rá, hogy a jelentős változásokról e-mailen keresztül is tájékoztassuk az ügyfeleinket.

 

Adatszegés jelentése​

Amennyiben úgy véli, hogy személyes adatait elveszítettük, jogtalanul használtuk fel vagy tettük közzé, kérjük, vegye fel a kapcsolatot az Adatvédelmi Ügyintézőnkkel a gdpr@thomas.co.uk email címen, vagy a 01628 475366 telefonszámon.

 

Az adatkezelési incidensek kezelése​

 

A Thomasnál mindig próbáljuk a lehető legjobb megoldásokat megteremteni az adatkezelési problémákat illetően, így kérjünk, bármilyen probléma esetén forduljon bizalommal Adatkezelési Ügyintézőnkhöz a gdpr@thomas.co.uk e-mailcímen keresztül.

 

Természetesen joga van az adatkezelési problémáit vagy aggodalmait jelenteni az ICO felé is. Ennek ügyintézési menete az alábbi linken érhető el: https://ico.org.uk/.